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Come viene effettuata la gestione delle fatture elettroniche

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Dal primo Gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria non solo negli scambi posti in essere nei confronti della Pubblica Amministrazione ma anche negli scambi posti in essere tra privati titolari di Partita Iva (cosiddetti contratti B2B), e anche negli scambi posti in essere tra imprenditori/professionisti e consumatori (cosiddetti contratti B2C). Ovviamente tutti i software di gestione della fatturazione elettronica si sono dovuti adeguare a questo importantissimo passo in avanti che ha reso il mondo della contabilità molto più trasparente.

All’indomani dell’obbligatorietà dell’emissione di fatture elettroniche (salvo alcune ipotesi), moltissime imprese si sono dovute attivare per dotarsi di un sistema che permetta di creare le fatture in formato digitale, ovvero in formato XML, in modo da poterle trasmettere al sistema di interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate. In questo modo è possibile conservare le stesse nei modi previsti dalla legge. Dal punto di vista sostanziale la fattura resta quasi identica, il contenuto della stessa infatti non cambia, ciò che cambia è la sua forma, non più cartacea ma digitale o più precisamente, in formato eXtensible Markup Language. Una volta creato questo file, esso viene direttamente inoltrato al Sdl che svolge il suo fondamentale ruolo di “snodo” tra le parti interessate alla fattura. All’esito di tutto ciò, la fattura acquista valore legale e dovrà essere conservata in modalità elettronica per dieci anni.

Perché utilizzare un software di gestione delle fatture elettroniche

Sono davvero svariati i vantaggi connessi ai programmi di gestione di fatture elettroniche. Innanzitutto essi determinano, da un lato, una significativa riduzione dei costi, i software in questione infatti permettono di ridurre i cosiddetti costi amministrativi connessi alla gestione delle fatture, dall’altro, consentono di ottimizzare il tempo che può essere impiegato per svolgere altre attività aziendali. Un altro vantaggio connesso all’utilizzo dei software di gestione delle fatture elettroniche sono i processi di automazione, essi infatti permettono di estromettere nel modo più assoluto il ruolo dell’attività umana per determinate attività. Ad esempio, qualora una fattura dovesse scadere e il debitore non ha ancora adempiuto alla stessa, sarà lo stesso software ad avvisare l’inadempienza. Un altro punto a favore dei programmi di gestione delle fatture è la personalizzazione. Tali programmi infatti permettono di personalizzare in molteplici modi i documenti aziendali, ad esempio apponendo sugli stessi il logo dell’attività.

Il processo di fatturazione

Il processo di fatturazione elettronica si suddivide in due fasi, il processo ciclo attivo da un lato e il processo ciclo passivo dall’altro. Il primo processo si apre con la creazione del documento di vendita mediante l’apposito programma nel formato XML. La seconda fase invece è quella dell’invio del documento al sistema di interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate tramite un intermediario. Subito dopo che l’SdI ha effettuato tutti i controlli necessari, restituisce l’esito dell’invio. Il processo di ciclo attivo si conclude con la conservazione digitale sostitutiva della fattura a cura dell’intermediario. Il ciclo passivo invece si apre con la ricezione della fattura da parte dello Sdi tramite l’intermediario. Subito dopo, il documento viene importato nel gestionale delle fatture elettroniche per la creazione/abbinamento con la registrazione contabile. L’ultimo passaggio invece è la conservazione digitale sostitutiva a norma a cura dell’intermediario.

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