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Come organizzare un evento

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In un mondo in cui la comunicazione è cruciale per gestire un business efficace (a prescindere dal settore), si parla sempre di più, per forza di cose, di web e di social. Tutto questo non deve far dimenticare l’interazione fisica e il valore degli eventi.

Comunichiamo con pochi click sul nostro smartphone, ma non dobbiamo mai mettere in secondo piano il fatto di essere degli ‘animali sociali’. Oggi, anche se il mondo ci è cambiato davanti in un secondo, gli eventi hanno sempre una grande importanza. Come organizzarne uno? Nelle prossime righe, abbiamo raccolto alcuni consigli utili in merito.

L’importanza del concept

L’evento deve avere un concept. Da qui non si scappa. Doveroso, come vedremo tra poco, è informarsi in merito agli impianti luci e documentarsi sul noleggio palchi Roma (o su qualsiasi riferimento in merito relativo alla città in cui l’evento viene organizzato).

Se non si ha in mente il motivo per cui l’evento dovrebbe rimanere nel cuore degli utenti che vi partecipano, non si va da nessuna parte. Se non si riesce a rispondere alla domanda indiretta esplicitata in questo paragrafo, non c’è tanta differenza tra l’evento che si punta a organizzare e un aperitivo tra amici.

Il valore della pianificazione

Un evento di valore deve essere pianificato nel tempo. Non bisogna assolutamente rischiare di trovarsi senza la disponibilità di uno speaker su cui si punta tanto perché il professionista non è disponibile in quel periodo. Ah, ovviamente i nomi vanno annunciati – sia chiaramente, sia “velatamente” – solo quando sono sicuri.

Il rischio, promettendo senza mantenere, è quello di minare fortemente la propria immagine aziendale.

Scegli con attenzione la location

La location di un evento non è un semplice ‘tetto sopra la testa’ dei partecipanti. Anche il luogo in cui un evento viene organizzato contribuisce alla sua efficacia e alla trasmissione di un determinato messaggio.

Quando si seleziona la location per un evento che si ha intenzione di organizzare, è importantissimo prendersi il giusto tempo. Tra le indicazioni da seguire, rientra il fatto di mettere in primo piano la coerenza. Un esempio? Se si ha intenzione di organizzare un evento dedicato al mondo dell’innovazione e della sostenibilità, è il caso di optare, in sede di scelta della location, per un edificio autonomo dal punto di vista energetico, meglio se costruito con una filiera attenta all’ambiente.

Non trascurare la promozione su Facebook o sugli altri social

Organizzare un evento efficace significa promuoverlo efficacemente su Facebook. Per farlo, non è sufficiente aprire un profilo Instagram dove scrivere che l’evento avrà luogo all’ora tale nel giorno tale. Bisogna permettere agli utenti di ‘gustarlo’. Le idee non mancano al proposito. Tra le alternative più utili, ricordiamo il fatto di postare piccoli contributi video da parte dei relatori, che raccontano del loro lavoro o, ancora meglio, ‘regalano’ delle piccole pillole tecniche relative a quello di cui parleranno sul palco.

Rispetta gli orari

La promozione sui social e la proposta di contenuti di qualità rappresentano una vera e propria promessa. Lo stesso vale per gli orari messi in primo piano sul sito ufficiale dell’evento o sui profili. Non rispettarli, è pericoloso per la propria immagine. Questo vale non solo per l’orario di inizio, ma anche per quello di fine.

Le persone che partecipano a un evento, soprattutto se non hanno pagato, magari hanno rinunciato a qualcosa di rilevante. Per questo, il loro tempo va rispettato e non si deve in alcun modo dare per scontato il fatto che siano presenti in location.

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