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Come gestire le spese di viaggio e di rappresentanza della propria azienda

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Le spese di viaggio, così come le spese di rappresentanza, sono costi detraibili dall’IVA e deducibili dalla dichiarazione dei redditi. I costi riferiti al viaggio si riferiscono principalmente alle spese per trasferte e alberghi, mentre la natura delle cosiddette spese di rappresentanza è specificata dall’Agenzia delle Entrate, che annovera tra queste voci i costi per i viaggi turistici atti a promuovere i servizi dell’impresa, le spese per ricevimenti organizzati per inaugurare nuove sedi, il contributo per feste in occasione di mostre o eventi – in cui siano esposti i servizi dell’azienda – nonché i costi per convegni, seminari e congressi di natura professionale.

Spese di viaggio: i sistemi tradizionali

Di fronte alla necessità di gestire le spese di viaggio e rappresentanza, le piccole, medie e grandi imprese scelgono spesso di affidarsi a soluzioni che aggravano il lavoro degli uffici amministrativi. La prima è quella che prevede che sia l’azienda ad anticipare ai collaboratori il contante necessario, una seconda, invece, include il pagamento di un forfait, che va ad aggiungersi al compenso stabilito e viene accreditato con lo stipendio. L’iter si complica ulteriormente quando a occuparsi delle spese per le trasferte è l’azienda, che può o meno accordarsi con agenzie di viaggio e pagare direttamente quanto dovuto. In alcuni casi, invece, i collaboratori hanno a disposizione delle carte di credito – con tutte le limitazioni del caso – mentre in altri ancora è il dipendente a dover anticipare il denaro, il cui rimborso che avviene a fronte di un giustificativo di spesa.

I limiti dei sistemi tradizionali nella gestione delle spese di viaggio

Quando si tratta di far fronte a spese di viaggio o di rappresentanza, i più comuni metodi di rimborso hanno dimostrato di avere dei limiti. Il primo – e più evidente – è quello associato alla rendicontazione, la procedura attraverso la quale gli uffici amministrativi analizzano e associano ogni scontrino alla relativa transazione. I giustificativi di spesa, infatti, spesso possono essere poco chiari o andare smarriti, rendendo l’iter, di per sé farraginoso, ancora più complicato; per non parlare delle operazioni di rimborso – spesso aggravate dalle difficoltà di far quadrare spese e fatture – e dell’anticipo di denaro contante, che non tutela in alcun modo le aziende da brutte sorprese. Le carte di credito aziendali, allo stesso modo, non risolvono il problema, dal momento che, oltre ad avere un plafond limitato, non permettono di associare ogni transazione a chi l’ha effettuata.

Le soluzioni di Soldo

Per gestire al meglio le spese di viaggio e avere un controllo efficiente su tutte le transazioni, ci si può affidare a Soldo, un sistema di prepagate smart che semplifica le procedure di riconciliazione. Grazie alle carte Soldo, infatti, le imprese possono assegnare delle prepagate personali ai collaboratori che effettuano delle spese per conto dell’azienda: per ogni carta è possibile stabilire delle regole di spesa e un budget, come la quota massima spendibile in un giorno o le tipologie di acquisti consentiti. Tramite app, inoltre, ogni collaboratore può caricare scontrini e fatture semplicemente fotografandoli con lo smartphone, dando vita a una reportistica in tempo reale che associa a ogni transazione l’identità di chi l’ha effettuata. E i benefici, naturalmente, sono evidenti: grazie alle carte Soldo è possibile alleggerire la gestione delle spese aziendali, con un risparmio di tempo e denaro.

La soluzione smart per le spese di viaggio e rappresentanza

Le numerose funzionalità delle carte Soldo consentono una più che ampia personalizzazione. Al variare delle necessità dell’azienda, per ogni prepagata è possibile programmare un trasferimento di fondi automatico, che si attiva nel momento in cui l’importo scende oltre una soglia fissata; senza contare che il sistema consente di inviare denaro istantaneamente e gestire, in tutta tranquillità, ogni genere di emergenza. In aggiunta, Soldo si integra facilmente con tutti i sistemi aziendali: il dettaglio delle spese è sempre scaricabile sui software di contabilità e permette di avere un controllo totale su tutte le spese. Fondamentale, sia per le piccole che per le grandi imprese, il metodo di archiviazione dati, che consente di conservare i giustificativi di spesa e consultarli in caso di necessità.

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